1. Calcula el cupo que sí puedes recibir
Usa el aforo autorizado y resta los espacios que no estarán disponibles para asistentes: producción, ponentes, prensa, accesibilidad u otros usos de la sede. Si el montaje cambia el aforo, toma la cifra del plano final, no de la capacidad comercial del lugar.
Ejemplo ilustrativo: si puedes atender a 120 personas y reservas 12 lugares para el equipo y ponentes, configura como máximo 108 entradas disponibles. Ajusta la suma a tu sede; el ejemplo no sustituye sus reglas de seguridad.
2. Reparte esos lugares entre categorías
Escribe una tabla simple con categoría, cantidad, precio y condiciones. Antes de publicar, suma todas las cantidades y confirma que no superan el cupo público que calculaste. Si una categoría corresponde a estudiantes, por ejemplo, define si pedirás una acreditación y quién la revisará.
3. No olvides los lugares fuera del registro
Una lista paralela de invitaciones no reduce sola el cupo de la página. Cuenta esos espacios al configurar inventario o mantén un margen que no vayas a vender. Si liberas una reserva, actualiza tu control antes de anunciar que hay más lugares.
4. Trata los pagos pendientes como parte del inventario
Una solicitud por transferencia puede estar esperando revisión y aun así reservar una plaza de esa categoría. No prometas de nuevo el mismo lugar mientras el comprobante sigue pendiente; acuerda cuándo revisar, aprobar o rechazar para que el inventario no quede detenido sin seguimiento.
5. Decide cómo avisar que se agotó una categoría
Comunica con claridad si cerró una categoría, si todo el evento llegó a su límite o si abrirás una lista de espera por otro canal. No anuncies un cupo que el equipo no verificó en el inventario más reciente.