1. Cierra primero los datos que bloquean el plan
Confirma fecha, horario local, sede, aforo utilizable y persona responsable de decisiones. Sin esos datos, el equipo no puede publicar una invitación que responda cuándo, dónde y para quién es el congreso.
Trabaja desde el día del evento hacia atrás. Anota fechas límite para aprobar el programa, abrir inscripciones, enviar recordatorios y cerrar pagos; asigna a cada tarea una persona responsable, no solo un grupo de chat.
- Fecha, hora de inicio y hora de llegada recomendada.
- Dirección completa, indicaciones de acceso y contacto para dudas.
- Programa y ponentes confirmados; marca claramente lo que aún es provisional.
2. Diseña categorías que no requieran explicación por mensaje
Si hay precios distintos para especialistas, residentes o estudiantes, crea una categoría por perfil. Para cada una define precio en quetzales, cupo, qué incluye, fecha límite y qué documento necesita presentar la persona.
Revisa que la suma de categorías no supere los lugares realmente disponibles. Si guardarás cupos para ponentes, personal o accesibilidad, réstalos antes de anunciar el aforo público.
3. Elige cómo se confirma cada pago
Antes de publicar, decide quién revisa comprobantes, cada cuánto lo hará y qué estado verá una persona mientras espera. Escribe las instrucciones bancarias completas y el plazo de confirmación.
Si ofrecerás tarjeta, verifica primero que tu cuenta esté habilitada para vender y revisa los cargos publicados. Si aceptarás transferencia, confirma manualmente el pago recibido antes de aprobar la solicitud; el dinero llega directamente a la cuenta del organizador.
4. Haz un ensayo de registro con una persona que no conoce el evento
Pídele que abra el enlace desde el teléfono y explique en voz alta qué incluye cada categoría, cuánto debe pagar, cómo se confirma y qué hará el día del evento. Cada duda sin respuesta señala información que falta en la página.
Comprueba el correo de confirmación y el acceso que corresponde a cada modalidad. Para transferencias, explica que la entrada con QR se emite después de que el organizador aprueba el comprobante.
5. Prepara la operación de la puerta
Asigna a quién recibe, quién resuelve excepciones y quién toma decisiones si cambia el programa. Envía antes las instrucciones de llegada y prueba el acceso con el equipo que realmente estará en la sede.